7 Tính năng quan trọng của phần mềm CRM cho doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên 2025, doanh nghiệp nào cũng cần một “cánh tay phải” số hoá để quản lý khách hàng thông minh và tăng trưởng bền vững. Phần mềm CRM cho doanh nghiệp hiện nay không chỉ còn là công cụ lưu trữ dữ liệu, mà đã trở thành hệ sinh thái tích hợp AI, tự động hoá và phân tích hành vi khách hàng.

Theo thống kê của AnswerIQ, tính đến năm 2025, 91% các công ty có hơn 11 nhân viên trên toàn quốc đã sử dụng phần mềm CRM. Điều này phần nào chứng minh được tầm quan trọng của phần mềm CRM cho doanh nghiệp.

Cùng Adahub trong bài viết này phân tích phần mềm CRM cho doanh nghiệp tốt nhất năm 2025 – lựa chọn giúp doanh nghiệp từ startup đến tập đoàn đều có thể bứt phá và tối ưu hiệu suất.

Phần mềm CRM cho doanh nghiệp 

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng trên một hệ thống duy nhất. Từ số điện thoại, email, lịch sử mua hàng cho đến những lần tương tác đều được ghi nhớ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng hơn và chăm sóc cá nhân hóa hiệu quả hơn.

Không chỉ dừng lại ở việc quản lý dữ liệu, CRM còn hỗ trợ theo dõi quy trình bán hàng, phân tích dữ liệu và tự động hóa nhiều công việc lặp lại như gửi email hay lập báo cáo. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu suất và tăng trưởng doanh số bền vững.

Tại sao cần sử dụng phần mềm CRM cho doanh nghiệp

Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có nhiều nhân viên kinh doanh, tình trạng mỗi nhân viên tự quản lý khách hàng của mình bằng sổ tay, file Excel hoặc note cá nhân là rất phổ biến. Tuy nhiên, khi dữ liệu bị phân tán như vậy, công ty không thể có cái nhìn tổng thể về khách hàng, dẫn đến khó kiểm soát hiệu quả bán hàng và chất lượng chăm sóc. Nguy hiểm hơn, nếu một nhân viên nghỉ việc, toàn bộ thông tin khách hàng mà họ quản lý có thể bị mất đi, gây thất thoát dữ liệu quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

Theo khảo sát của Truelist, 45% doanh nghiệp cho biết việc nhập liệu thủ công và thiếu tích hợp trong phần mềm CRM là trở ngại lớn, thể hiện phần nào tình trạng các doanh nghiệp chưa hoàn toàn chuyển đổi số toàn diện. Những trường hợp này rất dễ rơi vào rủi ro mất dữ liệu nếu nhân viên nghỉ việc hoặc không đồng bộ thông tin.

Phần mềm CRM cho doanh nghiệp giải quyết triệt để tình trạng này bằng cách tập trung toàn bộ dữ liệu khách hàng vào một hệ thống chung, nơi mọi thông tin đều được lưu trữ, phân quyền rõ ràng và dễ dàng theo dõi. Doanh nghiệp vừa đảm bảo sự liên tục trong chăm sóc khách hàng, vừa quản lý được hiệu suất từng nhân viên, lại vừa giảm thiểu tối đa rủi ro thất thoát thông tin. CRM không chỉ giúp quản lý khách hàng hiệu quả hơn, mà còn tạo ra sự minh bạch và bền vững trong vận hành doanh nghiệp.

Đối tượng sử dụng phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ bán hàng, mà còn là một hệ sinh thái đa chức năng được thiết kế để phục vụ nhu cầu quản lý và tương tác của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Từ nhân viên đến các cấp quản lý chiến lược, CRM mang lại sự hỗ trợ mạnh mẽ, nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.

Đội ngũ Sales: sử dụng phần mềm CRM để quản lý khách hàng tiềm năng, theo dõi pipeline bán hàng, nhắc lịch hẹn, ghi chú cuộc gọi hay chăm sóc sau bán. Nhờ phần mềm CRM, nhân viên bán hàng không bỏ sót cơ hội và tăng tỷ lệ chốt đơn.

Bộ phận Marketing: tận dụng phần mềm CRM để phân loại khách hàng theo hành vi, nhu cầu, từ đó xây dựng các chiến dịch email marketing, SMS hay remarketing cá nhân hóa. Họ cũng có thể đo lường hiệu quả chiến dịch ngay trên hệ thống.

Chăm sóc khách hàng (CSKH): dùng phần mềm CRM để theo dõi lịch sử hỗ trợ, quản lý ticket, phản hồi khách hàng nhanh và đồng bộ trên nhiều kênh, giúp nâng cao trải nghiệm và giữ chân khách hàng lâu dài.

Quản lý & cấp lãnh đạo: sử dụng phần mềm CRM để có cái nhìn toàn cảnh về tình hình kinh doanh, theo dõi hiệu suất nhân viên, kiểm soát dữ liệu tập trung và dựa vào báo cáo phân tích để đưa ra quyết định chiến lược.

Tính năng quan trọng của phần mềm CRM cho doanh nghiệp

Dưới đây là những tính năng quan trọng của phần mềm CRM mà mỗi doanh nghiệp nên có để nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Quản lý dữ liệu khách hàng

Dữ liệu khách hàng luôn là tài sản quý giá nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách có tổ chức và dễ dàng truy xuất. Thay vì sử dụng các phương pháp thủ công như ghi chú hoặc Excel, CRM tạo ra một cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép các bộ phận khác nhau của công ty truy cập thông tin khách hàng nhanh chóng và chính xác. 

Dựa trên khảo sát gần đây của SelecHub, 50% doanh nghiệp xem việc quản lý quan hệ với khách hàng là một trong ba vấn đề quan trọng nhất mà họ hy vọng có thể giải quyết thông qua phần mềm CRM.

Tất cả các phần mềm CRM cho doanh nghiệp hiện nay đều cho phép nhân viên bán hàng tạo hồ sơ liên hệ và lưu trữ thông tin của cả khách hàng tiềm năng lẫn khách hàng hiện tại. Tuy nhiên, những phần mềm CRM đạt chuẩn và hiệu quả sẽ tối giản hóa việc nhập liệu thông tin liên hệ của khách hàng một cách tối đa.

Điều này giúp tối ưu hóa việc chăm sóc khách hàng, cá nhân hóa trải nghiệm và duy trì mối quan hệ lâu dài. Một phần mềm CRM tốt còn giúp phân loại khách hàng theo các tiêu chí như độ tuổi, hành vi mua sắm, vị trí địa lý, từ đó dễ dàng tạo ra các chiến lược tiếp cận hiệu quả.

Dự đoán khách hàng tiềm năng

Phần mềm CRM hiện đại sử dụng các thuật toán phân tích dữ liệu và AI để dự đoán khách hàng tiềm năng, không chỉ dựa trên lịch sử mua hàng mà còn dựa trên hành vi của khách hàng trên nhiều nền tảng như website, mạng xã hội, email marketing và các cuộc gọi bán hàng. Việc thu thập và phân tích dữ liệu từ các kênh này giúp CRM nhận diện các tín hiệu cho thấy khách hàng có nhu cầu cao và khả năng chuyển đổi thành khách hàng thực sự.

Các thuật toán học máy trong CRM học từ dữ liệu hành vi và giao dịch của khách hàng để xây dựng mô hình dự đoán, xác định khách hàng có khả năng mua cao. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược marketing và bán hàng, cá nhân hóa các chiến dịch quảng cáo và khuyến mãi, từ đó nâng cao hiệu quả chuyển đổi và doanh thu.

Phân tích dữ liệu và thiết lập báo cáo 

Phần mềm CRM chỉ thực sự mang lại giá trị khi nó cung cấp các thông tin chi tiết và có khả năng tạo ra những báo cáo đáng tin cậy. Để đảm bảo CRM của bạn phát huy hiệu quả tối đa, điều quan trọng là nó phải hỗ trợ các tính năng báo cáo mạnh mẽ, giúp việc xuất và phân phối các xu hướng và dữ liệu mà hệ thống phát hiện trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

Các báo cáo này không chỉ cung cấp cái nhìn rõ ràng về hiệu suất bán hàng, mà còn giúp doanh nghiệp nhận diện các cơ hội tiềm năng và đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn

Liên kết các bộ phận trong doanh nghiệp

Phần mềm CRM phát huy tối đa hiệu quả là khi khả năng kết nối và đồng bộ hóa các bộ phận trong doanh nghiệp. CRM không chỉ hỗ trợ riêng bộ phận bán hàng mà còn giúp liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác như marketing, dịch vụ khách hàng và bộ phận hỗ trợ kỹ thuật. Việc chia sẻ thông tin khách hàng giữa các bộ phận giúp tạo ra một hệ thống làm việc đồng bộ, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ.

Theo báo cáo từ HubSpot, từ năm 2021 đến nay, 45% nhân viên bán hàng cho biết sự kết nối giữa các bộ phận bán hàng và tiếp thị ngày càng trở nên quan trọng hơn đối với họ.

Chẳng hạn, khi bộ phận marketing triển khai một chiến dịch mới, đội ngũ bán hàng có thể tiếp cận ngay lập tức với dữ liệu về khách hàng tiềm năng, giúp họ chủ động tiếp cận và tối ưu hóa cơ hội chuyển đổi. Điều này không chỉ nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng mục tiêu mà còn giảm thiểu tình trạng thông tin bị gián đoạn hoặc mất kết nối giữa các bộ phận, tạo nên một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn.

Thu thập dữ liệu tự động

Một trong những lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp quyết định thực hiện quy trình triển khai CRM cho doanh nghiệp là để theo dõi các tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, một số ứng dụng CRM yêu cầu nhân viên bán hàng phải thực hiện thêm các bước như gán link zalo khách hàng vào hệ thống hoặc tải lên bản ghi âm cuộc gọi, điều này có thể gây phiền toái cho những người làm việc với khối lượng công việc lớn, như thực hiện 50-100 cuộc gọi mỗi ngày.

Theo nghiên cứu từ Grandview Research, 82% doanh nghiệp đã tự động hóa quy trình và báo cáo doanh số với giải pháp CRM.

Để giảm bớt những khó khăn này, Adahub CRM cung cấp tính năng tự động ghi lại các cuộc gọi và gán link zalo khách hàng, sau đó tự động cập nhật chúng vào hồ sơ liên hệ, giúp nhân viên bán hàng tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

Tích hợp Email Marketing

Việc kết nối hệ thống email của doanh nghiệp với hộp thư của khách hàng là một bước quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình tiếp cận và giao tiếp với khách hàng. Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng mà còn mở ra cơ hội tăng trưởng đáng kể qua việc sử dụng các chiến lược tiếp thị tự động.

Một trong những điểm mạnh của email marketing là khả năng tự động hóa trong việc gửi email nhắc nhở lịch tham gia sự kiện, gửi thư mời, hoặc thông báo các chương trình khuyến mãi đặc biệt. Thay vì gửi thủ công, hệ thống Email được tích hợp trong phần mềm CRM cho doanh nghiệp có thể chủ động tạo các chiến dịch nhắm đến đối tượng cụ thể, với nội dung được cá nhân hóa phù hợp theo sở thích và hành vi của từng khách hàng.

Ví dụ, trước mỗi sự kiện, hệ thống tự động gửi email nhắc nhở khách hàng tham gia, cập nhật thông tin mới nhất về sự kiện, hay thậm chí mời chào các sản phẩm/dịch vụ liên quan. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời đảm bảo sự chính xác và kịp thời trong thông điệp gửi đi.

Tích hợp gửi tin nhắn ZNS 

Việc tích hợp Zalo Notification Service (ZNS) vào chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp là một giải pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa việc tiếp cận và giữ liên lạc với khách hàng. ZNS cho phép doanh nghiệp gửi tin nhắn thông báo trực tiếp đến hộp thư Zalo của khách hàng, một nền tảng phổ biến với người dùng tại Việt Nam, giúp thông tin được tiếp nhận ngay lập tức.

Theo báo cáo thống kê, hơn 70% tổng dân số sử dụng Zalo tại Việt Nam.

Với ZNS, doanh nghiệp có thể chủ động gửi các thông báo quan trọng như lời mời tham gia sự kiện, chương trình khuyến mãi, cập nhật sản phẩm mới hay nhắc nhở lịch hẹn. Các tin nhắn này có thể được tự động hóa, giúp giảm thiểu công sức và thời gian quản lý thông tin, đồng thời nâng cao tính kịp thời và chính xác trong việc truyền tải thông điệp.

Tiêu chi đánh giá phần mềm CRM cho doanh nghiệp

Các tiêu chí đánh giá phần mềm CRM bao gồm nhiều khía cạnh từ chức năng, trải nghiệm người dùng đến khả năng tích hợp và bảo mật, cụ thể như sau:

Những tiêu chí này giúp doanh nghiệp chọn lựa và đánh giá phần mềm CRM cho doanh nghiệp hiệu quả, phù hợp với nhu cầu và đặc điểm hoạt động của mình, từ đó tăng hiệu quả quản lý khách hàng, nâng cao doanh số và tối ưu trải nghiệm khách hàng

Phần mềm CRM cho doanh nghiệp tốt nhất năm 2025

Adahub CRM có khả năng thúc đẩy là công cụ tối ưu giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối giản quy trình làm việc của đội ngũ nhân sự. Với kinh nghiệm và sự am hiểu sâu sắc về thị trường, Adahub mang lại giải pháp triển khai CRM linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và ngành nghề. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa vào sử dụng hệ thống mà không gặp phải sự phức tạp hay tốn kém.

Các tính năng nổi bật của Adahub CRM gồm:

• Ucall: Công cụ gọi tự động sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân loại khách hàng và tối ưu hiệu quả gọi điện.

• Ulead: Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, mở rộng cơ hội kinh doanh.

• Đa kênh: Quản lý tất cả các kênh giao tiếp khách hàng như email, tin nhắn, mạng xã hội trên một nền tảng duy nhất.

• ZNS, Email Marketing: Các công cụ giúp tạo và gửi thông điệp đến khách hàng một cách cá nhân hóa, từ đó tăng cường hiệu quả tương tác.

Với Adahub, doanh nghiệp có thể dễ dàng đồng bộ hóa các quy trình làm việc giữa các phòng ban, từ marketing, bán hàng đến chăm sóc khách hàng, giúp mọi thứ trở nên mượt mà và hiệu quả hơn.

Kết luận

Trong bối cảnh công nghệ không ngừng phát triển, phần mềm CRM đã trở thành một công cụ thiết yếu giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của các doanh nghiệp. Việc triển khai CRM một cách hiệu quả không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn góp phần xây dựng một hệ sinh thái vận hành đồng bộ và mạnh mẽ.

Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp CRM tối ưu cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với Adahub. Adahub cam kết mang đến những tính năng tiên tiến nhất, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được thành công lâu dài