Phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng) đóng vai trò quan trọng trong thời đại mà khách hàng là trung tâm. Việc “nuôi dưỡng” mối quan hệ với khách hàng không còn là lựa chọn – mà là bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển. Vì thế, không phải ngẫu nhiên mà hơn 90% doanh nghiệp thành công hiện nay đều đầu tư vào phần mềm CRM – công cụ giúp họ tối ưu mọi điểm chạm với khách hàng, từ tìm kiếm, chăm sóc, đến giữ chân. Và câu hỏi đặt ra là:
Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng chưa?
Đây không chỉ là công cụ quản lý khách hàng, mà là “vũ khí chiến lược” giúp tăng doanh số, giữ chân khách cũ và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng ở level cao nhất. Vậy CRM có gì mà được ưa chuộng đến vậy? Và tại sao nếu bạn không dùng, bạn có thể đang tự kìm hãm tăng trưởng của chính mình?
Phần mềm CRM là gì?
Nếu bạn hình dung việc kinh doanh giống như việc xây dựng một ngôi nhà, thì khách hàng chính là nền móng. Và phần mềm CRM chính là “bản thiết kế thông minh” giúp bạn xây dựng và củng cố nền móng đó một cách vững chắc nhất.
Đơn giản mà nói, phần mềm CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) được viết tắt bởi Customer Relationship Management là một hệ thống công nghệ giúp doanh nghiệp lưu trữ, theo dõi và quản lý mọi tương tác với khách hàng, từ khi họ chỉ là một người lạ quan tâm đến sản phẩm, cho đến khi trở thành khách hàng trung thành.
Thay vì phải ghi chép thủ công trên sổ sách hay lộn xộn trong file Excel, phần mềm CRM tập hợp tất cả dữ liệu khách hàng vào một nơi duy nhất. Từ đó, bạn có thể dễ dàng nắm bắt lịch sử mua hàng, sở thích cá nhân hay mọi vấn đề họ đã gặp phải. Nhờ vậy, mỗi cuộc trò chuyện, mỗi email hay mỗi lần chăm sóc đều trở nên cá nhân hóa và hiệu quả hơn.
Lợi ích của phần mềm CRM trong quản lý và chăm sóc khách hàng
Trong thực tế, phần mềm CRM không chỉ là nơi lưu trữ dữ liệu khách hàng, mà còn mở ra hàng loạt lợi ích thiết thực giúp doanh nghiệp quản lý và chăm sóc khách hàng một cách chủ động, hiệu quả và cá nhân hóa.
Hiểu khách hàng sâu hơn
Trong thời đại dữ liệu là “vàng”, việc hiểu khách hàng không chỉ là lợi thế mà còn là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp. Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ thông tin, phân tích, theo dõi và dự đoán hành vi của khách hàng một cách thông minh và có hệ thống.
Thay vì để dữ liệu khách hàng bị phân tán trên các nền tảng như Excel, Zalo, Gmail hay sổ tay cá nhân, phần mềm CRM giúp tập trung mọi thông tin vào một hệ thống duy nhất, dễ dàng truy cập và quản lý, cho phép doanh nghiệp:
- Phân loại khách hàng theo hành vi, nhu cầu và lịch sử tương tác, giúp cá nhân hóa giao tiếp hiệu quả hơn.
- Theo dõi hành trình khách hàng từ giai đoạn quan tâm đến khi chốt đơn và cả sau bán hàng, đảm bảo mọi bước đều được ghi nhận đầy đủ.
Dễ dàng trả lời những câu hỏi quan trọng:
- Ai đang quan tâm đến sản phẩm nào?
- Khách hàng nào có nguy cơ rời bỏ thương hiệu?
- Khi nào là thời điểm “vàng” để sales chủ động liên hệ và tăng tỷ lệ chốt đơn?
Khi hiểu rõ khách hàng, từ nhu cầu đến lo ngại, mọi chiến lược marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng đều sẽ hiệu quả hơn.
Thiết lập quy trình bán hàng rõ ràng
Một quy trình bán hàng thiếu rõ ràng sẽ khiến đội ngũ sales làm việc thiếu phối hợp, không tối ưu hóa được cơ hội, và kết quả thường không như mong muốn. Khi ứng dụng phần mềm CRM, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thiết lập và chuẩn hóa quy trình bán hàng, giúp đội ngũ sales làm việc có hệ thống, đồng bộ và hiệu quả hơn.
- Xây dựng quy trình bán hàng có cấu trúc rõ ràng, với từng giai đoạn cụ thể. Ví dụ từ: Lead → Quan tâm → Đàm phán → Cơ hội → Chốt deal → Hậu mãi.
- Phân quyền và giao việc cụ thể.
- Theo dõi tiến độ bán hàng một cách chi tiết và dễ dàng: từ tìm kiếm data khách hàng, tiếp cận khách hàng đến quá trình chăm sóc hậu mãi, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cơ hội nào.
Quy trình bán hàng trở nên hiệu quả hơn khi doanh nghiệp có thể theo dõi và phân tích dữ liệu từ mọi giai đoạn bán hàng.
Marketing cá nhân hoá
Khi người dùng ngày càng bị “bội thực thông tin”, những nội dung chung chung dần trở nên vô nghĩa. Điều mà khách hàng thực sự mong đợi là các thông điệp mang tính cá nhân – phù hợp với hành vi, nhu cầu và thời điểm cụ thể. Đây cũng chính là lúc phần mềm CRM phát huy sức mạnh của mình trong việc cá nhân hóa hoạt động marketing một cách tự động và chính xác.
Cá nhân hóa từng điểm chạm với khách hàng giúp các chiến dịch marketing
- Tự động thiết lập các cuộc gọi cá nhân hóa, tiếp cận 10.000 khách hàng trong một giờ, từ việc giới thiệu chương trình mới, hẹn lịch xem dự án bất động sản, đến nhắc lịch họp, meeting hay Zoom.
- Gửi email marketing cá nhân hóa, tự động mời tham gia các sự kiện, seminar, workshop, mang lại giá trị trực tiếp cho người nhận.
- Sử dụng tin nhắn ZNS cá nhân hóa để tự động nhắc nhở khách hàng thanh toán, thông báo tình trạng vận đơn, hay cung cấp thông tin quan trọng liên quan đến dịch vụ.
Phần mềm CRM biến mỗi khách hàng thành một chiến dịch marketing riêng biệt – tự động hóa, chính xác và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Quản lý đơn hàng dễ dàng
Việc quản lý đơn hàng có thể trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót nếu không có hệ thống phù hợp. Với phần mềm CRM, mọi đơn hàng từ lúc khởi tạo đến khi hoàn tất đều được theo dõi minh bạch, nhất quán, và tự động cập nhật theo thời gian thực.
- Theo dõi tình trạng đơn hàng ở mọi giai đoạn: từ đặt hàng, xử lý, giao hàng đến thanh toán.
- Đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận (sales, kế toán), giảm sai sót và tình trạng chậm trễ.
- Truy xuất lịch sử mua hàng của khách hàng, hỗ trợ chăm sóc hậu mãi và tái tiếp thị hiệu quả.
Quản lý đơn hàng không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng hiện tại của các đơn hàng mà còn cung cấp một cái nhìn rõ ràng và chính xác về tình hình tài chính, từ doanh thu cho đến các chi phí liên quan, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và hiệu quả hơn.
Phân tích, dự đoán có cơ sở
Phần mềm CRM cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh theo thời gian thực. Thay vì mất thời gian tổng hợp dữ liệu thủ công từ nhiều phòng ban, CRM giúp truy cập dữ liệu một cách trực quan, đồng bộ và chính xác, bao gồm:
- Doanh thu đến từ kênh nào? Thị trường nào hiệu quả nhất?
- Nhân viên nào có tỷ lệ chốt đơn cao? Ai đang đạt KPI và ai cần hỗ trợ?
- Cơ hội bán hàng nào chưa được khai thác đúng mức?
Tất cả dữ liệu được trình bày qua báo cáo, biểu đồ và dashboard tùy chỉnh, dễ hiểu và dễ hành động.
Khi dữ liệu thực tế làm nền tảng cho quyết định, doanh nghiệp có thể:
- Chuyển từ phán đoán sang hành động chiến lược, có cơ sở rõ ràng.
- Điều chỉnh chiến lược kinh doanh liên tục để tối ưu nguồn lực và kiểm soát chi phí.
Thành công không đến từ phỏng đoán, mà từ việc đo lường, phân tích và tối ưu hóa liên tục. CRM giúp doanh nghiệp duy trì quy trình này mỗi ngày.
Đồng bộ mọi hoạt động trên một nền tảng duy nhất
Trải nghiệm khách hàng bị gián đoạn khi các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động rời rạc. Sales, marketing, chăm sóc khách hàng, và quản lý sử dụng các hệ thống khác nhau, việc phối hợp trở nên khó khăn và thiếu hiệu quả. Phần mềm CRM giúp loại bỏ sự phân mảnh này, đồng bộ toàn bộ quy trình trên một nền tảng duy nhất.
Phần mềm CRM tích hợp đa kênh, kết nối các bộ phận với nguồn dữ liệu chung, giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp:
- Truy cập và làm việc trên cùng một dữ liệu khách hàng, đảm bảo thông tin nhất quán.
- Tương tác xuyên phòng ban dễ dàng, từ sales đến marketing và CSKH, không còn tình trạng “không biết trước” hay “bỏ lỡ” những thông tin quan trọng.
- Theo dõi mọi tương tác với khách hàng từ đầu đến cuối, không bỏ sót điểm chạm quan trọng nào.
Khi các bộ phận nội bộ hoạt động mượt mà, khách hàng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và nhất quán:
- Không còn việc phải cung cấp lại thông tin hay bị “chuyển” qua lại giữa các bộ phận.
- Tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng, vì họ được chăm sóc đúng lúc, đúng người.
CRM không chỉ là phần mềm quản lý khách hàng mà còn là “bộ não trung tâm” giúp doanh nghiệp vận hành đồng bộ, hiệu quả và linh hoạt.
Những điều cần lưu ý khi triển khai phần mềm CRM
Khi triển khai phần mềm CRM cho doanh nghiệp, bước đầu tiên là chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm vững các yếu tố quan trọng của phần mềm để đảm bảo quá trình triển khai thành công. Trước khi lựa chọn phần mềm CRM phù hợp, hãy cân nhắc một số yếu tố quan trọng sau đây:
Khả năng sử dụng
Khả năng sử dụng là yếu tố quan trọng khi triển khai phần mềm CRM. 85% doanh nghiệp thừa nhận rằng thách thức lớn nhất của họ là đào tạo nhân viên thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm công nghệ ứng dụng. Vì thế việc lựa chon một phần mềm CRM dễ sử dụng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả, giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng năng suất công việc.
Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Khi chọn phần mềm CRM, cần đảm bảo rằng giao diện trực quan và các tính năng được thiết kế đơn giản, dễ tiếp cận đối với mọi đối tượng người dùng trong doanh nghiệp.
Khả năng tuỳ chỉnh
Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng về quy trình và yêu cầu. Lựa chọn phần mềm CRM cần có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Từ việc thay đổi giao diện, các trường dữ liệu, cho đến việc thiết lập các quy trình tự động, và nhiều hơn nữa. Khả năng tùy chỉnh linh hoạt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa phần mềm sao cho phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình.
Khả năng mở rộng
Thị trường biến động không ngừng, doanh nghiệp liên tục phải mở rộng quy mô để vượt qua đối thủ cạnh tranh. Khi doanh nghiệp bạn cần liệu phần mềm CRM có đáp ứng được? Lựa chọn phần mềm CRM cần có khả năng mở rộng để đáp ứng sự tăng trưởng về số lượng người dùng, dữ liệu và tính năng. Một phần mềm CRM dễ dàng mở rộng sẽ giúp doanh nghiệp không phải thay đổi công cụ khi có sự thay đổi trong quy mô hoạt động hoặc nhu cầu công việc. Tính linh hoạt này giúp giảm thiểu chi phí và thời gian đầu tư lại khi cần nâng cấp.
Tính bảo mật
Bảo mật là yếu tố cực kỳ quan trọng khi triển khai phần mềm CRM, vì phần mềm này chứa đựng rất nhiều thông tin của khách hàng và doanh nghiệp. Các dữ liệu như thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch và thói quen mua hàng đều cần được bảo vệ an toàn khỏi các mối đe dọa.
Cần lựa chọn phần mềm CRM có bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố, hạn chế IP, nhật ký kiểm tra,… Phần mềm CRM cần có các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và các phương thức bảo vệ khác để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của khách hàng và công ty.
Tính di động
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, khả năng truy cập từ mọi nơi và mọi thiết bị là rất quan trọng. Phần mềm CRM có tính di động giúp nhân viên có thể làm việc hiệu quả ngay cả khi không ở trong văn phòng, khi gặp gỡ khách hàng mà vẫn dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin về khách hàng mọi lúc, mọi nơi. Các ứng dụng di động của CRM giúp doanh nghiệp duy trì kết nối với khách hàng và quản lý công việc hiệu quả, bất kể nhân viên ở đâu.
Phát triển tốt hơn với phần mềm CRM của Adahub
Với khả năng tích hợp linh hoạt, tính năng chuyên sâu và giao diện dễ sử dụng, Adahub CRM mang đến giải pháp toàn diện cho mọi doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng. Khác với các phần mềm CRM khác thường yêu cầu cam kết dài hạn và chính sách ràng buộc, Adahub CRM tự tin vào chất lượng sản phẩm của mình, cung cấp các gói đăng ký linh hoạt theo tháng, phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp.
- Giao diện tùy chỉnh linh hoạt với Adahub CRM
- Quản lý hành trình khách hàng thông minh
- Cung cấp đầy đủ cả ứng dụng di động và phiên bản website với đầy đủ tính năng
- Phần mềm CRM hợp nhất trên một nền tảng duy nhất
- Dự đoán danh số và hỗ trợ AI trí tuệ nhân tạo
Kết luận
Adahub là phần mềm CRM quản lý bán hàng tích hợp đa kênh với hệ thống AI trí tuệ nhân tạo tự động hoá được phát triển nhằm giải phóng tiềm năng đội ngũ kinh doanh của doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô, ngành nghề.
Thông tin liên hệ tư vấn
Adahub – AI-powered CRM
Website: adahub.vn
Số điện thoại: 0249 9999 468
Địa chỉ: A24/D7 Khúc Thừa Dụ, Hà Nội
