Thiết lập trường dữ liệu khách hàng tùy chỉnh trên Adahub
Tóm tắt bài viết
Trường dữ liệu tùy chỉnh giúp Adahub lưu các thông tin riêng của doanh nghiệp theo đúng kiểu dữ liệu và quy tắc nhập.
Trường dữ liệu tùy chỉnh giúp Adahub lưu các thông tin riêng của doanh nghiệp theo đúng kiểu dữ liệu và quy tắc nhập.
Trước khi thêm trường, cần xác định thông tin dùng để làm gì, ai cập nhật và quy trình nào sẽ sử dụng. Không nên tạo nhiều trường chỉ để thu thập dữ liệu chưa có mục đích.
Vì sao mỗi doanh nghiệp cần bộ dữ liệu phù hợp?
Nhu cầu theo dõi của sàn bất động sản, trung tâm đào tạo và đơn vị dịch vụ khác nhau. Các thông tin như nhu cầu sản phẩm, ngân sách hay kỳ đăng ký có thể cần cách lưu riêng để phục vụ tư vấn và báo cáo.
Một trường nên có mục đích sử dụng rõ. Nếu không có ai đọc, lọc hoặc sử dụng thông tin đó trong quy trình, việc bắt nhân viên nhập có thể tăng thao tác mà không tạo thêm giá trị.
Trường dữ liệu nên tồn tại vì có một quyết định cần dùng thông tin đó. Với trung tâm đào tạo, khóa quan tâm giúp chọn nội dung tư vấn; với sàn bất động sản, khu vực và nhu cầu sử dụng giúp chọn sản phẩm phù hợp. Nếu không biết thông tin sẽ phục vụ việc gì, doanh nghiệp dễ tạo nhiều trường mà nhân viên ít cập nhật và báo cáo ít sử dụng.
Ví dụ giả định, nhóm tư vấn muốn ưu tiên khách có mốc triển khai gần. Trước khi thêm trường, cần thống nhất mốc do khách xác nhận hay do nhân viên ước tính, được cập nhật ở giai đoạn nào và có cần giữ ngày xác nhận. Cùng một tên trường nhưng khác cách hiểu sẽ tạo dữ liệu khó so sánh.
Nên bắt đầu bằng bộ thông tin nhỏ, thử trên một nhóm hồ sơ rồi bổ sung khi phát sinh nhu cầu rõ. Việc này giúp quản trị dữ liệu sát quy trình thay vì sao chép một mẫu có quá nhiều trường từ doanh nghiệp khác.
Chọn kiểu dữ liệu trước khi thu thập
Số, ngày, văn bản và danh sách lựa chọn có cách nhập và lọc khác nhau. Chọn đúng kiểu ngay từ đầu giúp giảm cách ghi không thống nhất và hỗ trợ các quy trình sử dụng dữ liệu sau đó.
Ví dụ giả định: ngân sách dự kiến nên được lưu theo kiểu số phù hợp, còn ngày hẹn dùng kiểu ngày hoặc thời gian. Không nên ghi nhiều ý nghĩa trong một ô văn bản nếu cần tính toán hoặc lọc riêng.
Kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến những thao tác có thể thực hiện sau đó. Văn bản thuận tiện cho diễn giải nhưng khó bảo đảm cách nhập nhất quán; danh sách lựa chọn giúp nhóm dùng cùng giá trị; ngày giờ phù hợp khi thông tin cần được so theo thời gian. Người quản trị cần chọn theo ý nghĩa nghiệp vụ và các kiểu được hệ thống hỗ trợ, không chỉ theo hình thức hiển thị.
Ví dụ giả định, trường thời điểm cần tư vấn được nhập bằng văn bản như “tháng sau”, “cuối tháng” và “sớm”. Những giá trị này có thể dễ hiểu trong một cuộc trao đổi nhưng khó dùng để lọc cùng một khoảng ngày. Nếu cần lịch cụ thể, nên xác nhận với khách và chọn kiểu phù hợp. Nếu khách chưa quyết định, giữ thông tin chưa xác định theo quy tắc đã thống nhất.
Không nên ép mọi câu trả lời vào một giá trị chỉ để có dữ liệu. Nhóm cần phân biệt chưa hỏi, khách chưa biết và thông tin không áp dụng, khi chức năng cho phép. Ba tình trạng này dẫn đến những bước chăm sóc khác nhau.
Sử dụng dữ liệu trong lọc và tự động hóa
Khi trường đã được định nghĩa rõ, doanh nghiệp có thể dùng làm tiêu chí phân nhóm hoặc điều kiện xử lý theo những chức năng được hỗ trợ. Cần kiểm tra dữ liệu trống, giá trị không hợp lệ và các trường hợp chưa thu thập đủ.
Tài liệu gốc mô tả các kiểu dữ liệu được hỗ trợ. Không nên coi mọi trường mới đều tự có công thức tính toán hoặc tự cập nhật; các yêu cầu tính toán riêng cần đối chiếu tính năng đang có.
Bộ lọc và tự động hóa sử dụng giá trị mà hồ sơ thực sự lưu, không sử dụng ý định của người nhập. Khi nhân viên dùng các cách viết khác nhau cho cùng một nhu cầu, điều kiện có thể bỏ sót bản ghi. Thống nhất giá trị và cách cập nhật giúp quy trình chọn đúng nhóm khách, nhưng vẫn cần thử bằng những trường hợp có dữ liệu thực tế.
Ví dụ giả định, nhóm muốn tạo danh sách khách quan tâm tổng đài nhưng chưa có lịch tư vấn. Trường nhu cầu phải được cập nhật theo cùng tiêu chí, còn dữ liệu lịch cần được liên kết đúng. Nếu một trong hai thông tin thiếu, danh sách không phản ánh đầy đủ công việc cần xử lý. Doanh nghiệp nên đối chiếu một số hồ sơ để kiểm tra phạm vi trước khi thực hiện hành động hàng loạt.
Không suy ra khả năng tự tính chỉ từ việc có một trường tùy chỉnh. Trường được nhập tay, trường được cập nhật bởi luồng và trường có công thức là các cơ chế khác nhau. Cần xác nhận đúng tính năng trong tài liệu và tài khoản đang dùng trước khi mô tả kết quả sẽ tự được tính.
Quản trị thay đổi để bảo toàn dữ liệu
Trước khi đổi kiểu hoặc xóa trường, cần đánh giá dữ liệu đã nhập và các biểu mẫu, báo cáo, luồng đang tham chiếu. Tài liệu cảnh báo xóa trường có thể làm mất dữ liệu cũ; nếu chỉ không muốn hiển thị, xem xét tùy chọn ẩn theo hướng dẫn.
Nên có danh sách trường, mô tả và người sở hữu nghiệp vụ. Khi yêu cầu thay đổi xuất hiện, người quản trị có cơ sở đánh giá ảnh hưởng thay vì sửa trực tiếp theo một trường hợp đơn lẻ.
Thay đổi một trường có thể ảnh hưởng tới dữ liệu cũ, bộ lọc, mẫu nhập và các luồng dùng trường đó. Trước khi đổi cấu hình, người quản trị nên liệt kê nơi đang sử dụng, xác định cách xử lý giá trị cũ và thử trên dữ liệu mẫu. Đổi tên hiển thị và đổi ý nghĩa nghiệp vụ cũng cần được phân biệt để nhân viên biết họ có phải nhập theo quy tắc mới hay không.
Ví dụ giả định, nhóm đang dùng một trường “nhu cầu” rồi muốn tách thành sản phẩm quan tâm và mục đích sử dụng. Nếu chỉ đổi tên trường cũ, giá trị đã có có thể không còn đúng nghĩa. Cần có cách chuyển dữ liệu, hướng dẫn nhập và rà soát các điều kiện phụ thuộc trước khi sử dụng báo cáo mới.
Nên có người phê duyệt thay đổi dữ liệu ở cấp quy trình và lưu lý do thay đổi. Sau khi áp dụng, chọn một nhóm hồ sơ để kiểm tra giá trị, chế độ xem và hành động liên quan. Mục tiêu là bảo toàn ý nghĩa của dữ liệu cho người sử dụng, không chỉ làm giao diện có thêm trường.
Hướng dẫn sử dụng theo tài liệu gốc
Phần dưới giữ nguyên nội dung thao tác và hình ảnh của tài liệu hướng dẫn. Các tên nút và thuật ngữ giao diện được giữ để bạn đối chiếu khi sử dụng.
Nguồn hướng dẫn: Hướng dẫn sử dụng: Cấu hình Trường Dữ liệu & Quy tắc Phân bổ Lead.
Hướng dẫn sử dụng: Cấu hình Trường Dữ liệu & Quy tắc Phân bổ Lead
Mục tiêu: Hướng dẫn Quản trị viên và người quản lý thiết lập các trường thông tin tùy chỉnh (Custom Fields) phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp (Bất động sản, Giáo dục, Y tế, Bán lẻ,…), đồng thời cấu hình cơ chế tự động chia lead và thu hồi lead về kho chung.
I. Hướng dẫn Tạo mới Trường Dữ liệu Tùy chỉnh (Từng bước có ảnh minh họa)
Hệ thống UCALL / Adahub cho phép mở rộng không giới hạn các trường dữ liệu để thu thập mọi thông tin cần thiết về khách hàng mà các trường mặc định chưa đáp ứng.
Bước 1: Truy cập Cài đặt Dữ liệu Khách hàng
- Bấm vào biểu tượng ⚙ Cài đặt ở góc trên bên phải thanh Header.
- Tại menu bên trái, chọn Cài đặt dữ liệu > chọn Khách hàng (Đường dẫn:
/dashboard/<mã_công_ty>/settings/general/customer).
Bước 2: Mở danh sách quản lý trường dữ liệu Khách hàng
Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ danh sách các trường dữ liệu mặc định và trường tùy chỉnh đang có của đối tượng Khách hàng.
Bước 3: Mở hộp thoại Thêm mới trường
Trên trang Quản lý trường dữ liệu Khách hàng, bấm vào nút + Thêm mới ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 4: Cấu hình Kiểu Dữ liệu và Thuộc tính điều khiển
- Tên trường: Nhập tên trường hiển thị trên giao diện (Ví dụ: “Nhu cầu mua”, “Diện tích mong muốn”, “Ngân sách dự kiến”).
- Nhóm dữ liệu: Lựa chọn nhóm gom trường (Ví dụ: Thông tin cơ bản, Thông tin cá nhân, Thông tin bổ sung).
- Kiểu dữ liệu: Lựa chọn 1 trong 17 kiểu dữ liệu chuyên sâu phù hợp (xem bảng chi tiết bên dưới).
- Thiết lập 4 thuộc tính điều khiển trường:
- Có sử dụng (Allow in form): BẬT để trường xuất hiện trên form; TẮT để tạm ẩn mà không làm mất dữ liệu cũ.
- Có bắt buộc (Is must fill): Buộc người dùng phải nhập thông tin này mới được phép lưu khách hàng mới.
- Hiển thị ở bảng (Default in table): Tự động xuất hiện làm một cột trên bảng danh sách khách hàng.
- Hiển thị ở Kanban (Default in Kanban): Hiển thị trường thông tin này trực tiếp trên mặt thẻ ở chế độ xem Kanban.
- Bấm Lưu lại để kích hoạt trường mới.
II. Bảng Tra cứu 17 Kiểu Dữ liệu Được Hỗ trợ
| STT | Kiểu dữ liệu | Đặc điểm kỹ thuật & Ứng dụng thực tế |
|---|---|---|
| 1 | Nhập chữ (Single-line text) | Chuỗi ký tự ngắn tối đa 255 ký tự: Họ tên phụ, Số CCCD, Biển số xe. |
| 2 | Đoạn văn (Paragraph text) | Văn bản dài nhiều dòng không định dạng: Yêu cầu riêng của khách hàng. |
| 3 | Văn bản có định dạng (Rich text) | Hỗ trợ in đậm, nghiêng, màu sắc, danh sách: Bản ghi chú chi tiết. |
| 4 | Tự động kiểm tra cú pháp hòm thư hợp lệ (name@domain.com). |
|
| 5 | Số điện thoại (Phone) | Chuẩn hóa số điện thoại, tích hợp sẵn icon click để gọi điện. |
| 6 | Địa chỉ URL | Kiểm tra cú pháp liên kết web (http://, https://): Link Facebook, Website. |
| 7 | File đính kèm | Cho phép tải lên tệp tin: Hợp đồng PDF, file thiết kế, ảnh chụp giấy tờ. |
| 8 | Số nguyên (Integer) | Chỉ cho phép nhập số nguyên không dấu: Số lượng con cái, Năm sinh. |
| 9 | Số thập phân (Decimal) | Số có dấu phẩy/chấm thập phân: Điểm tín nhiệm, Chiều cao, Cân nặng. |
| 10 | Phần trăm (Percentage) | Tự động hiển thị ký hiệu % (0 - 100%): Tỷ lệ chiết khấu riêng. |
| 11 | Ngày (Date) | Bộ chọn ngày/tháng/năm: Ngày sinh nhật, Ngày cấp chứng chỉ. |
| 12 | Ngày & Giờ (Date & Time) | Chọn ngày và giờ chính xác: Giờ hẹn nhận bàn giao, Thời điểm tiếp cận. |
| 13 | Thời lượng (Duration) | Định dạng số giờ, phút hoặc giây: Thời gian dùng thử nghiệm. |
| 14 | Chọn một (Single select) | Danh sách thả xuống chỉ được chọn duy nhất 1 mục: Giới tính, Tình trạng hôn nhân. |
| 15 | Chọn nhiều (Multi select) | Danh sách cho phép chọn nhiều nhãn đồng thời: Sở thích, Kênh sản phẩm quan tâm. |
| 16 | Một tài khoản (Single User) | Chọn 1 nhân sự nội bộ trong công ty: Người phê duyệt, Quản lý phụ trách. |
| 17 | Nhiều tài khoản (Multiple Users) | Chọn nhiều nhân sự nội bộ: Đội ngũ nhân viên cùng hỗ trợ dự án. |
III. Cấu hình Tự động Phân công & Thu hồi Khách hàng
Tại màn hình Cài đặt Khách hàng, chuyển sang tab Cấu hình để thiết lập quy tắc vận hành lead tự động:
1. Quy tắc Phân công Lead tự động (Auto-assignment Rules)
- Mục đích: Khi có khách hàng mới đổ về từ Website, Form đăng ký, Facebook Lead Ads, Google Ads hoặc API, hệ thống sẽ tự động gán khách hàng cho nhân viên kinh doanh xử lý ngay lập tức mà không cần quản lý chia tay.
- Các phương thức phân bổ:
- Xoay vòng (Round-Robin): Lần lượt chia đều lead cho các nhân viên trong nhóm theo vòng tròn (Nhân viên A → B → C → A).
- Theo tỷ lệ phần trăm phân bổ: Chia lead theo năng lực của từng nhân sự (Ví dụ: Nhân viên Senior nhận 50%, Nhân viên Junior nhận 25%).
- Theo điều kiện lọc: Tự động chia lead miền Bắc cho nhóm Hà Nội, lead miền Nam cho nhóm TP.HCM.
2. Cơ chế Tự động Thu hồi Lead về Kho chung (Lead Recycling)
- Mục đích: Chống tình trạng nhân viên nhận lead nhưng bỏ quên, không liên hệ kịp thời, gây lãng phí chi phí marketing.
- Cơ chế hoạt động:
- Quản trị viên kích hoạt công tắc Tự động thu hồi khách hàng.
- Thiết lập điều kiện: “Nếu sau [X] ngày kể từ khi được phân công mà nhân viên không phát sinh bất kỳ tương tác nào (không có cuộc gọi kết nối, không có ghi chú mới)”.
- Hành vi hệ thống:
- Tự động hủy quyền phụ trách của nhân viên cũ.
- Thu hồi khách hàng về trạng thái “Chưa phân công” (Kho chung).
- Tự động gửi thông báo cho Quản lý hoặc tự động chia tiếp cho một nhân viên khác chăm sóc.
IV. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting)
| Vấn đề | Nguyên nhân | Hướng dẫn khắc phục |
|---|---|---|
| Không thấy trường mới tạo hiển thị trên form | Bạn chưa bật công tắc Có sử dụng (Allow in form) cho trường đó. | Vào lại trang Cài đặt trường dữ liệu, kiểm tra cột “Có sử dụng” và bật công tắc màu xanh. |
| Báo lỗi không cho lưu khách hàng mới | Có một trường dữ liệu đang bật thuộc tính Bắt buộc điền (Is must fill) nhưng bạn đang để trống. | Kiểm tra các trường có dấu sao đỏ * trên form và nhập đầy đủ thông tin trước khi lưu. |
| Lead mới không được tự động chia cho nhân viên | Nhân viên trong danh sách phân bổ đang ở trạng thái Tắt nhận lead hoặc danh sách phân công rỗng. | Kiểm tra tab Cấu hình phân công, đảm bảo danh sách nhân viên đang có ít nhất 1 người ở trạng thái hoạt động. |
V. Câu hỏi thường gặp (FAQs)
- Q: Xóa một trường dữ liệu tùy chỉnh thì dữ liệu cũ của khách hàng có bị mất không?
- A: Có. Nếu bạn xóa hoàn toàn trường dữ liệu, toàn bộ giá trị đã lưu trong trường đó ở tất cả khách hàng sẽ bị loại bỏ vĩnh viễn. Nếu chỉ muốn ẩn trường khỏi giao diện mà vẫn giữ dữ liệu, bạn chỉ cần TẮT công tắc Có sử dụng thay vì xóa trường.
- Q: Có thể đổi kiểu dữ liệu của một trường sau khi đã tạo không?
- A: Không khuyến khích. Việc thay đổi kiểu dữ liệu (ví dụ: từ Nhập chữ sang Số) có thể làm sai lệch dữ liệu đã nhập trước đó. Hãy tạo một trường mới với kiểu dữ liệu mong muốn nếu cần chuyển đổi.
Câu hỏi thường gặp
Tạo trường mới có tự tính giá trị không?
Không nên mặc định. Tài liệu này hướng dẫn trường tùy chỉnh và kiểu dữ liệu; cơ chế tính toán cần được xác minh riêng.
Có thể ẩn trường thay vì xóa không?
Tài liệu nêu có thể tắt Có sử dụng để ẩn khỏi giao diện mà vẫn giữ dữ liệu, thay vì xóa hoàn toàn.
Trường nào nên bắt buộc?
Những thông tin tối thiểu cần cho bước nghiệp vụ hiện tại; doanh nghiệp cần thống nhất để tránh yêu cầu nhập dữ liệu chưa có.
Để chọn cách triển khai phù hợp, tìm hiểu giải pháp gọi điện tự động UCALL và phần mềm quản lý khách hàng Adahub. Bạn có thể kết hợp cuộc gọi, hồ sơ khách hàng và quy trình chăm sóc theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.