Trải nghiệm khách hàng hiện nay là một trong những mục tiêu lớn của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp SME. Với thị trường sôi động và đầy cạnh tranh như hiện nay. Tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME là một trong những giải pháp giúp cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của các doanh nghiệp SME.
Hãy cùng Adahub tìm hiểu về quy trình cài đặt và sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME dưới bài viết này nhé.
Giới thiệu đôi nét về tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME
Tổng đài ảo hay trung tâm cuộc gọi AI là tổng đài sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động hóa các dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp, bao gồm cả việc thực hiện các cuộc gọi đến, cuộc gọi đi.
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME cho phép doanh nghiệp SME xử lý các nhiệm vụ lặp đi, lặp lại như quay số tổng đài, đa kênh, ZNS… Bằng cách tích hợp các hệ thống automation, giải pháp AI, các doanh nghiệp SME có thể giải phóng được đa số nguồn lực doanh nghiệp, tối ưu được quy trình làm việc, cá nhân hóa và giúp nhân viên tập trung vào các yêu cầu phức tạp.
Tổng đài ảo Adahub cho doanh nghiệp SME còn tích hợp hệ thống gọi điện tự động, cho phép nhân viên sale được thực hiện các cuộc gọi telesales tự động với AI tới khách hàng nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, gọi nhắc lịch hẹn…
Sự phát triển của tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME hiện nay
Hiện nay, sự phát triển của các công nghệ AI, khả năng phát triển công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên đã tạo ra sự cải tiến một cách mạnh mẽ đối với tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME.
Những công nghệ này cho phép tổng đài ảo dễ dàng xử lý các cuộc gọi chăm sóc khách hàng nhanh chóng, nắm bắt và hiểu rõ ỹ định, mong muốn của khách hàng. Nhờ đó, trải nghiệm khách hàng được.
Trải nghiệm khách hàng liền mạch là một trong những mục tiêu cần đạt được của bất kỳ doanh nghiệp nào dù là sản phẩm hay dịch vụ. Điều này giúp tạo ra niềm tin và khả năng mua lại của các khách hàng dù là khó tính nhất.
Lợi ích của tổng đài ảo tự động đối với doanh nghiệp SME
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME mang lại rất nhiều lợi ích khác nhau. Đặc biệt, với doanh nghiệp SME khi tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất là một trong những mục tiêu lớn nhất trong thời gian đầu hoạt động.
Những điều mà tổng đài ảo cho SME có thể mang lại bao gồm:
– Cắt giảm chi phí nhân lực: Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như quay số, thao tác chuyển giữa các nền tảng để trả lời tin nhắn khách hàng… tổng đài ảo cho SME giúp cắt giảm nhân lực đáng kể, giảm 60% chi phí vận hành.
– Trải nghiệm khách hàng được cải thiện: Tổng đài ảo AI cung cấp cho nhân viên kinh doanh và khách hàng sự kết nối, tương tác liền mạch, giúp nhân viên phản hồi nhanh chóng, đồng bộ thông tin khách hàng ở đa nền tảng về cùng một giao diện duy nhất.
– Mở rộng khả năng tiếp cận khách hàng: Tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME giúp cho các doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận, duy trì tương tác với khách hàng thông qua các cuộc gọi tự động, khả năng phản hồi nhanh chóng mà không cần nhiều nhân sự vận hành. Từ đó, khả năng tiếp cận tới khách hàng từ đó cũng được gia tăng đáng kể.
Các bước để cài đặt và sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME
Việc chuyển đổi trung tâm cuộc gọi truyền thống sang tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME đòi hỏi những bước đi có cấu trúc, quy trình rõ ràng để nâng cao hiệu quả hoạt động, tránh gây ra sự đột ngột, khó bắt kịp cho nhân viên tại doanh nghiệp.
– Xem xét lại nhu cầu sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME: Trước khi chính thức chuyển đổi sang tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME, doanh nghiệp cần xem xét các điểm nghẽn vận hành hiện có, các quy trình lặp đi lặp lại mà tổng đài ảo có thể giúp tự động hóa, mang lại giải pháp hoàn chỉnh, đồng bộ, hiệu quả. Tóm lại, có bước này cần hoàn thiện 2 nhiệm vụ: Xác định điểm nghẽn vận hàng (1) và xác định tiềm năng tự động hóa (2) bởi không phải điểm nghẽn nào cũng sẽ phù hợp để thực hiện tích hợp AI.
– Lựa chọn tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME phù hợp: Trên thị trường hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME vô cùng đa dạng, nhiều nhà cung cấp ở cả nước ngoài và tại Việt Nam. Adahub là một trong những nền tảng được các doanh nghiệp săn đón bởi giao diện dễ dùng, chi phí hợp lý, dịch vụ chăm sóc tận tình. Anh chị có thể tham khảo ở video phía dưới.
– Đăng ký tài khoản hoặc nhận tư vấn trên website của Adahub: Để đăng ký và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp, anh chị có thể thực hiện nhận tư vấn tại đây. Nhân viên Adahub sẽ tư vấn và hỗ trợ anh chị set up bước đầu, giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quy trình, từ đó sẽ trực tiếp vận hành một cách hiệu quả.
– Tích hợp tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME với các phần mềm có sẵn tại công ty: Mục tiêu của CRM là đồng bộ thông tin khách hàng về cùng một giao diện, vì vậy tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME sẽ hoạt động một cách trơn tru nhất nếu được tích hợp hết với toàn bộ các công cụ, phần mềm mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng trước đó. Nhờ vậy, hiệu suất làm việc của nhân viên cũng sẽ được nâng cao đáng kể.
– Thiết lập và đào tạo cho nhân sự làm quen với các tính năng tổng đài ảo: Sau khi đã hoàn thiện thiết lập bước đầu, doanh nghiệp nên thực hiên thử nghiệm các cuộc gọi đầu để đảm bảo tổng đài ảo hoạt động ổn định. Sau đó, doanh nghiệp cũng cần tổ chức đào tạo cho nhân sự mình về quy trình ứng dụng, các tính năng có trong phần mềm CRM và tổ chức đào tạo định kì khi hệ thống update các tính năng mới, nhằm nâng cao hiệu suất cũng như đem lại hiệu quả như mong muốn, khai thác được toàn bộ tiềm năng mà tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME mang lạ
Khai thác tối đa năng lực của tổng đài thông minh tích hợp CRM – Adahub
Là dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME hàng đầu, Adahub cho phép các doanh nghiệp triển khai, thực hiện quản lý sales và khách hàng trong cùng một nền tảng vô cùng hiệu quả.
Adahub giúp doanh nghiệp đột phá thúc đẩy tăng trưởng trong số lượng, chất lượng khách hàng tiếp cận; Giúp giải phóng tiềm năng nguồn lực; Tối ưu hoạt động chăm sóc khách hàng, để dịch vụ này cũng có thể tạo ra nguồn doanh thu tiềm năng.
Ngoài các giải pháp về tổng đài ảo, đa kênh, quay số tự động, Adahub còn tích hợp thêm các giải pháp gọi tự động với Callbot AI, cho phép doanh nghiệp gọi đồng thời tới 2000 số điện thoại bằng AI thông qua kịch bản đã có sẵn. Giải pháp Ulead với khả năng tìm kiếm hàng nghìn khách hàng, giúp doanh nghiệp giải quyết được những vấn đề về thiếu nguồn data chất lượng, phù hợp với chiến dịch, dự án…
Kết luận
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp SME là một trong những hệ thống được sử dụng ngày càng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay. Doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình triển khai Tổng đài ảo hiệu quả để tối ưu vận hành, mang lại hệ sinh thái toàn diện, đồng bộ cho đội ngũ.
Hãy liên hệ Adahub ngay hôm nay để cùng tối ưu quy trình triển khai tổng đài ảo của doanh nghiệp bạn với những tính năng hiện đại nhất hiện nay.
