Phần mềm Telesale là gì? 5 kiểu quay số của Telesale Call Center

Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, việc tiếp cận và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Phần mềm telesale đã trở thành công cụ không thể thiếu, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng qua điện thoại và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Vậy phần mềm telesale là gì và làm thế nào nó có thể cách mạng hóa hoạt động kinh doanh của bạn? Hãy cùng chúng tôi khám phá sâu hơn về giải pháp này và tìm hiểu cách phần mềm Telesale Call Center AI đang dẫn dắt xu hướng trong lĩnh vực telesale.

Phần mềm Telesale là gì?

Phần mềm telesale là một giải pháp tối ưu, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất bán hàng qua điện thoại và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Vậy cụ thể, phần mềm telesale là gì và nó mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Định nghĩa phần mềm telesale

Phần mềm telesale là một giải pháp công nghệ được thiết kế để hỗ trợ và tối ưu hóa hoạt động bán hàng qua điện thoại của doanh nghiệp. Nó cung cấp một loạt các công cụ và tính năng giúp nhân viên telesale quản lý danh sách khách hàng, thực hiện cuộc gọi, theo dõi tiến trình bán hàng và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả. Phần mềm này thường tích hợp với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và các công cụ phân tích dữ liệu để cải thiện hiệu suất và tăng doanh số bán hàng.

Các tính năng cơ bản của phần mềm telesale

1. Quản lý danh sách khách hàng:
   1. Lưu trữ và cập nhật thông tin khách hàng.
   2. Phân loại khách hàng theo nhóm, ưu tiên hoặc trạng thái giao dịch.
   3. Tìm kiếm và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng.
2. Quay số tự động (Auto Dialer):
   1. Tự động quay số từ danh sách khách hàng.
   2. Giảm thời gian chờ giữa các cuộc gọi.
   3. Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi cho mục đích đào tạo và đánh giá chất lượng.
3. Quản lý kịch bản cuộc gọi:
   1. Cung cấp kịch bản chuẩn để nhân viên theo dõi trong cuộc gọi.
   2. Tùy chỉnh kịch bản theo từng loại khách hàng hoặc sản phẩm.
4. Lên lịch và nhắc nhở:
   1. Tạo lịch hẹn và nhắc nhở cuộc gọi tiếp theo.
   2. Quản lý thời gian và ưu tiên công việc hiệu quả.
5. Tích hợp CRM:
   1. Đồng bộ hóa dữ liệu với hệ thống CRM hiện có.
   2. Theo dõi lịch sử tương tác và giao dịch với khách hàng.
6. Báo cáo và phân tích:
   1. Cung cấp báo cáo về hiệu suất của nhân viên và chiến dịch.
   2. Phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh thông minh.
7. Quản lý đội ngũ nhân viên:
   1. Theo dõi thời gian làm việc và hoạt động của nhân viên.
   2. Đánh giá hiệu suất và đưa ra phản hồi kịp thời.
8. Tích hợp đa kênh:
   1. Hỗ trợ liên lạc qua email, SMS và các kênh truyền thông khác.
   2. Tạo ra một trải nghiệm khách hàng thống nhất trên nhiều nền tảng.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm telesale

• Tăng hiệu suất làm việc: Phần mềm tự động hóa nhiều quy trình thủ công, giúp nhân viên tập trung vào việc tư vấn và bán hàng, từ đó tăng số lượng cuộc gọi và tỷ lệ chốt đơn.
• Cải thiện quản lý khách hàng: Thông tin khách hàng được cập nhật và quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và hành vi của khách hàng để cung cấp dịch vụ tốt hơn.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Kịch bản cuộc gọi chuẩn và ghi âm cuộc gọi giúp đào tạo nhân viên và đảm bảo chất lượng tương tác với khách hàng.
• Quyết định dựa trên dữ liệu: Báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu cho phép quản lý đánh giá hiệu quả của chiến dịch và nhân viên, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách kịp thời.
• Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa và tối ưu hóa quy trình giúp giảm chi phí vận hành, như chi phí liên lạc và thời gian đào tạo nhân viên.
• Tích hợp linh hoạt: Khả năng tích hợp với các hệ thống CRM và công cụ marketing khác giúp tạo ra một hệ sinh thái kinh doanh liền mạch, tăng hiệu quả tổng thể.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Phản hồi nhanh chóng và chính xác đến khách hàng, nâng cao trải nghiệm và xây dựng lòng trung thành.

Sử dụng phần mềm telesale là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp không chỉ tăng doanh số mà còn xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thị trường ngày càng khốc liệt.

Phân loại các kiểu quay số (Dial) của phần mềm Telesale

Phần mềm telesale hiện đại cung cấp nhiều chế độ quay số tự động, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình gọi điện và tăng tỷ lệ chốt đơn. Dưới đây là các kiểu quay số tự động phổ biến:

Chế độ quay số thủ công (Manual Dialing Mode)

Trong chế độ này, nhân viên chủ động nhận khách hàng và thực hiện gọi ra. Họ tự tay quay số điện thoại của khách hàng từ danh sách có sẵn. Phương thức này cho phép nhân viên kiểm soát hoàn toàn quá trình gọi, chọn lựa khách hàng tiềm năng và chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi cuộc gọi. Tuy nhiên, nó có thể tốn nhiều thời gian và không hiệu quả khi xử lý danh sách khách hàng lớn.

Chế độ quay số Preview (Preview Dialing Mode)

Chế độ quay số Progressive (Progressive Dialing Mode)

Chế độ quay số Predictive (Predictive Dialing Mode)

• Số nhân viên sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi tại một thời điểm (1): Đảm bảo có đủ nhân viên để xử lý các cuộc gọi được kết nối, tránh tình trạng khách hàng chờ đợi hoặc cuộc gọi bị bỏ lỡ.
• Số cuộc gọi của chiến dịch được khách hàng nghe máy trong 30 phút gần nhất (2): Predictive tỷ lệ kết nối dựa trên dữ liệu thực tế, từ đó điều chỉnh tốc độ quay số cho phù hợp.
• Độ dài trung bình của các cuộc gọi của chiến dịch trong 30 phút gần nhất (3): Ước tính thời gian mỗi cuộc gọi để tối ưu hóa phân bổ nhân viên và lịch trình làm việc.
• Tỷ lệ nhỡ tối đa cho phép được cấu hình (4): Thiết lập ngưỡng tối đa cho tỷ lệ cuộc gọi bị bỏ lỡ hoặc không được tiếp nhận, nhằm duy trì chất lượng dịch vụ và tránh làm phiền khách hàng.

Chế độ quay số Hybrid (Hybrid Dialing Mode)

• Phần mềm Telesale tự động quay số nhiều số điện thoại cùng lúc, tương tự như chế độ quay số Predictive, dựa trên các yếu tố như số nhân viên sẵn sàng, tỷ lệ kết nối và độ dài trung bình của cuộc gọi.
• Khi khách hàng nghe máy, thay vì chuyển ngay đến nhân viên, cuộc gọi được xử lý ban đầu bởi Callbot—một trợ lý ảo sử dụng AI.
• Callbot thực hiện các nhiệm vụ như:
  • Giới thiệu ngắn gọn về mục đích cuộc gọi.
  • Thu thập thông tin cơ bản hoặc xác nhận thông tin khách hàng.
  • Đánh giá mức độ quan tâm của khách hàng.
• Nếu Callbot xác định khách hàng có nhu cầu hoặc cần tư vấn thêm, cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp đến nhân viên telesale để tiếp tục xử lý.

So sánh các kiểu quay số (Dial) của phần mềm Telesale

Adahub – Phần mềm Telesale

• Tối ưu hóa hiệu suất làm việc: Tự động hóa quy trình gọi điện, giảm thiểu thời gian chờ và tăng số lượng cuộc gọi chất lượng.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Tương tác cá nhân hóa và phản hồi nhanh chóng, nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
• Tăng cường quản lý và giám sát: Hệ thống báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh thông minh.
• Linh hoạt và dễ dàng tích hợp: Phù hợp với mọi ngành nghề và dễ dàng tích hợp với các hệ thống CRM và công cụ marketing khác.